Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mottagningskoordinator
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Mottagningskoordinator som ska ansvara för att organisera och effektivisera mottagningsprocesserna inom vår verksamhet. Rollen innebär att säkerställa att alla nya klienter, patienter eller kunder tas emot på ett professionellt och välkomnande sätt, samt att deras behov snabbt och korrekt identifieras och hanteras. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att koordinera scheman, resurser och kommunikation för att optimera flödet och förbättra upplevelsen för alla parter. En viktig del av arbetet är att hantera administrativa uppgifter, dokumentation och uppföljning för att säkerställa att mottagningsprocessen följer gällande riktlinjer och kvalitetsstandarder. Vi söker dig som är strukturerad, kommunikativ och har en stark servicekänsla, samt förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt i en dynamisk miljö. Som mottagningskoordinator kommer du att vara en nyckelperson för att skapa en positiv första kontakt och bidra till verksamhetens framgång och goda rykte.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera och koordinera mottagningsscheman.
- Välkomna och registrera nya klienter eller patienter.
- Samarbeta med olika avdelningar för att säkerställa smidiga processer.
- Hantera dokumentation och administrativa uppgifter.
- Följa upp och lösa eventuella problem i mottagningsprocessen.
- Kommunicera tydligt med både interna och externa parter.
- Säkerställa att mottagningsrutiner följer gällande riktlinjer.
- Bidra till förbättringar av mottagningsprocessen.
- Hantera bokningar och resurstilldelning.
- Upprätthålla en professionell och vänlig miljö.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av koordineringsarbete, gärna inom vård eller service.
- God kommunikationsförmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.
- Stark organisatorisk förmåga och noggrannhet.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Kundorienterad och serviceinriktad inställning.
- Grundläggande datorkunskaper och erfarenhet av administrativa system.
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- Tidigare erfarenhet av mottagningsarbete är meriterande.
- Utbildning inom administration, vård eller liknande är ett plus.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer i mottagningsmiljöer?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en arbetsprocess?
- Hur säkerställer du att alla klienter får en god första upplevelse?
- Vilka administrativa system har du erfarenhet av?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter när flera saker händer samtidigt?
- Hur arbetar du för att upprätthålla god kommunikation med kollegor?
- Har du erfarenhet av att arbeta med olika avdelningar samtidigt?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vad motiverar dig i rollen som mottagningskoordinator?
- Hur skulle du hantera en missnöjd klient eller patient?
